VISA CÔNG TÁC NHẬT BẢN

1. Khái niệm visa công tác Nhật Bản

1.1. Thế nào là visa công tác Nhật Bản

Visa công tác Nhật bản còn được gọi là visa thương mại Nhật Bản là loại visa được cấp cho công dân nước ngoài nhập cảnh Nhật Bản để ông tác liên lạc nghiệp vụ, đàm phán, hội nghị, học tập không bao gồm thực hành, ký kết hợp đồng, dịch vụ sau bán hàng; giao lưu học thuật – văn hóa; giao lưu thể thao, tham gia dự thi thể thao,…

Lưu ý:

- Visa công tác Nhật bản không bao gồm loại visa cấp cho người sang Nhật bản thực hiện các hoạt động được trả thù lao, tiền lương, lao động. 

1.2. Phân loại visa công tác Nhật Bản

Visa công tác Nhật Bản được phân loại căn cứ vào số lần nhập cảnh như sau:

a) Visa thương mại 1 lần Single (visa lưu trú ngắn hạn 01 lần):

Thời gian lưu trú tối đa là 15 ngày, có hiệu lực trong vòng 90 ngày.

b) Visa thương mại nhiều lần Mutiple (visa lưu trú ngắn hạn nhiều lần):

- Đối tượng cấp: Nhân viên chính thức của công ty Nhật là hội viên Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản hoặc vợ/ chồng/ con, bố /mẹ (gồm cả bố/mẹ của vợ, chồng) của nhân viên đó.

- Thời gian lưu trú 15 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày, có hiệu lực trong vòng 1 năm, 3 năm, 5 năm hoặc 10 năm.

Lưu ý: Phân chia như vậy để dễ dàng phân biệt. Tuy nhiên, người sử dụng visa thương mại nhiều lần từ lần thứ 2 nhập cảnh Nhật Bản trở đi, có thể sử dụng với mục đích thăm bạn bè người quen hoặc du lịch (ngoài mục đích thương mại).

2. Điều kiện để được cấp visa công tác Nhật bản và các trường hợp được miễn visa công tác Nhật Bản

2.1. Điều kiện để được cấp visa công tác Nhật bản

- Người xin visa phải có hộ chiếu còn hiệu lực và phải đảm bảo quyền lợi, tư cách quay trở lại quốc gia mình có quốc tịch hoặc nhập cảnh trở lại quốc gia đang cư trú.

- Hoạt động tại Nhật Bản của người xin cấp visa hoặc nhân thân hay nơi lưu trú của người xin cấp visa và thời hạn lưu trú của người xin visa  phải phù hợp với tư cách lưu trú và thời hạn lưu trú được quy định trong Luật Quản lý xuất nhập cảnh của Nhật Bản.

- Người xin visa không vi phạm các quy định của Luật Xuất nhập cảnh Nhật bản.

2.2. Các trường hợp được miễn visa công tác Nhật Bản

Những trường hợp sau được miễn visa công tác Nhật Bản:

- Công dân một số nước mà Nhật Bản thỏa thuận song phương miễn visa trong trường hợp nhập cảnh Nhật Bản để tham dự hội nghị, giao lưu học thuật – văn hóa,… như: Brunei, Malaysia, Indonesia,Thái Lan, Hong Kong….Trường hợp này quy định rõ thời gian lưu trú tối đa cho công dân mỗi quốc gai đó.

- Công dân nước ngoài có thẻ thương mại APEC còn hiệu lực được miễn visa công tác Nhật Bản trong một số truờng hợp nhất định.

- Công dân nước ngoài có hộ chiếu công vụ hoặc hộ chiếu ngoại giao được miễn visa công tác Nhật Bản trong trường hợp sang Nhật bản ;à cong tác ngoại giao hoặc công vtasc lãnh sự.

3. Hồ sơ và trình tự thủ tục đăng ký visa công tác Nhật Bản

a) Hồ sơ đăng ký visa công tác Nhật Bản 01 lần:

* Trường hợp người xin visa tự chi trả chi phí thì cần có:

- Hồ sơ người xin visa cần chuẩn bị:

+ Hộ chiếu: 01 bản gốc

+ Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×3.5cm): 01 bản gốc. Quý khách hàng có thể tải tờ khai xin visa tại website: https://www.vn.emb-japan.go.jp/itpr_ja/visanhapcanhnhatban.html để điền theo hướng dẫn và in ra, ký tên.

+ Giấy xác nhận đang công tác: 01 bản gốc: 

• Ghi rõ thời gian, vị trí công tác và mức lương.

Hợp đồng lao động không được chấp nhận.

• Cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.

• Có thể tổng hợp thành một bộ giấy tờ cùng với “tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi” (quyết định cử đi công tác hoặc giấy phái cử v.v.) nêu ở phía dưới.

- Tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi: Chuẩn bị 01 trong các giấy tờ dưới đây (bản gốc)

+ Quyết định cử đi công tác của cơ quan trực thuộc

+ Giấy phái cử

+ Văn bản tương đương

+ Cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.

+ Có thể tổng hợp thành một bộ giấy tờ cùng với “giấy xác nhận đang công tác”.

+ Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình: 01 bản gốc:

• Vé tàu cũng được chấp nhận.

• Khuyến cáo không được mua vé khi chưa nhận được visa.

• Hành trình không phải là văn bản mà người xin visa/người mời làm mà là bản in “hành trình bay” trong đó có ghi thông tin ngày xuất phát/đến nơi, thời gian, họ tên, địa điểm xuất phát/đến nơi.

- Cá nhân, tổ chức mời ở Nhật cần chuẩn bị:

+ Người mời hay người bảo lãnh chỉ giới hạn là công ty – cơ quan – tổ chức chính phủ tại Nhật: 

• Giấy lý do mời: 01 bản gốc. Quý khách hàng có thể tải mẫu Giấy lý do mời tại website: https://www.vn.emb-japan.go.jp/itpr_ja/visanhapcanhnhatban.html.

• Trong phần mục đích nhập cảnh, không ghi chung chung “trao đổi ý kiến” mà hãy ghi hoạt động cụ thể tại Nhật Bản 

+ Trường hợp có từ 2 người trở lên đồng thời xin visa, hãy kèm theo danh sách người xin visa. Quý khách hàng có thể tải mẫu  Danh sách người được mời tại website: https://www.vn.emb-japan.go.jp/itpr_ja/visanhapcanhnhatban.html

+ Nếu xuât trình tài liệu là hợp đồng ký kết giữa công ty với nhau hoặc văn bản hội nghị, giấy tờ ghi nội dung giao dịch cũng có thể được chấp nhận.

+ Lịch trình dự định: 1 bản gốc. Quý khách hàng có thể tải mẫu lịch trình dự định tại website: https://www.vn.emb-japan.go.jp/itpr_ja/visanhapcanhnhatban.html.

• Cá nhân, tổ chức mời ở Nhật bắt buộc phải soạn tài liệu này. Nếu Đại sứ quán nhận định là phía người xin visa soạn tài liệu này sẽ từ chối cấp visa.

• Bắt buộc phải điền ngày nhập cảnh, ngày về nước. Bắt buộc điền tên chuyến bay và sân bay xuất nhập cảnh nếu đã dự định.

• Lịch trình cần viết theo từng ngày nhưng nếu có hoạt động tiến hành liên tục trong nhiều ngày thì mục ngày tháng năm có thể ghi “từ ngày tháng năm… đến ngày tháng năm…”.

• Về dự định ngày cuối tuần không ghi chung chung “ngày nghỉ”, “hoạt động tự do” mà hãy ghi đầy đủ nơi đến thăm, nội dung hoạt động cụ thể v.v. Hãy điền cụ thể nơi sẽ lưu trú (nếu là khách sạn ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại).

• Nếu cá nhân, tổ chức mời chi trả toàn bộ chi phí chuyến công tác thì cần chuẩn bị thêm:

+ Giấy chứng nhận bảo lãnh: 1 bản gốc. Nếu giấy chứng nhận bảo lãnh bị thiếu bất kỳ một mục nào đó sẽ không được chấp nhận. Quý khách hàng có thể tải mẫu giấy chứng nhận bảo lãnh tại website: https://www.vn.emb-japan.go.jp/itpr_ja/visanhapcanhnhatban.html.

+ Tài liệu giải thích khái quát công ty, tổ chức bên Nhật: Chỉ cần 1 trong các giấy tờ này (bản gốc):

• Bản sao đăng ký pháp nhân.

• Giấy giới thiệu khái quát về công ty, tổ chức (nếu chưa đăng ký pháp nhân).

+ Xác nhận đang công tác (trường hợp cá nhân giáo sư đại học mời).

+ Trường hợp phía mời bên Nhật đã niêm yết sàn chứng khoán, có thể thay các giấy tờ nêu trên bằng bản copy báo cáo theo quý.

Lưu ý:

- Cần chuẩn bị các giấy tờ đầy đủ, chính xác, rõ ràng, đặc biệt là thư mời gốc.

- Cần phải có thư bảo lãnh dù là công ty Việt Nam hay Nhật Bản chi trả kinh phí chuyến công tác.

b) Hồ sơ đăng ký visa công tác Nhật Bản nhiều lần:

- Điều kiện để xin visa công tác Nhật Bản nhiều lần:

+ Nhân viên chính thức trong công ty nhà nước.

+ Nhân viên chính thức trong công ty niêm yết trên sàn chứng khoán (Bao gồm cả nước/ khu vực thứ 3).

+ Nhân viên chính thức của công ty có vốn Nhật Bản là thành viên Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản tại tỉnh, thành phố thuộc sự quản lý của Đại sứ quán Nhật Bản (Bao gồm cả Hội doanh nghiệp Nhật Bản tại các tỉnh, thành phố), đồng thời, là công ty có vốn Nhật Bản có cơ sở kinh doanh hoặc địa chỉ liên hệ tại Nhật Bản (Bao gồm cả văn phòng đại diện).

+ Người có chức vụ đã từng có quá khứ đi Nhật Bản với mục đích thương mại trong vòng 3 năm trở lại đây, đồng thời, đã từng nhiều lần đi các nước G7 với mục đích lưu trú ngắn hạn (Trừ Nhật Bản).

+ Người có chức vụ đã từng có quá khứ đi Nhật Bản với mục đích thương mại từ 3 lần trở lên trong vòng 3 năm trở lại đây.

+ Vợ/ chồng/ con, bố mẹ (gồm cả bố mẹ của vợ, chồng) của những người kể trên.

- Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản đối với người trực tiếp đi công tác:

+ Hộ chiếu: Bản gốc.

• Dán giấy đánh dấu vào trang hộ chiếu để chứng minh rằng đã  từng vào Nhật.

• Trường hợp không thể chứng minh bằng hộ chiếu mới thì hãy nộp cả hộ chiếu cũ.

+ Giấy chứng nhận công tác của người xin visa: 1 bản gốc

• Ghi rõ thời gian công tác, mức lương và chức vụ.

• Không được chấp nhận Hợp đồng với cơ quan trực thuộc.

• Cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.

+ Bản giải trình lý do cần thiết xin cấp thị thực nhiều lần (mẫu tự do): 01 bản gốc. Quý khách hàng có thể tải mẫu bản giải trình lý do xin cấp thị thực nhiều lần tại website: https://www.vn.emb-japan.go.jp/itpr_ja/visanhapcanhnhatban.html.

+ Giấy tờ do cơ quan trực thuộc cấp như quyết định cử đi công tác cũng được chấp nhận. 

- Hồ sơ đối với người thân (người phụ thuộc) của người đi công tác nếu đi cùng người đi công tác:

+ Hộ chiếu: Bản gốc

+ Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×4.5cm): 1 bản gốc

+ Phần cuối cùng của tờ khai xin visa, người xin visa chính chủ phải ký tên giống với chữ ký trên hộ chiếu.

Lưu ý:

- Tùy từng trường hợp, Cán bộ lãnh sự có thể sẽ yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc yêu cầu phỏng vấn.

- Nếu Đại sứ quán yêu cầu nhưng không bổ sung giấy tờ hoặc không phỏng vấn, hồ sơ sẽ bị dừng xét duyệt.

- Có trường hợp sẽ cần thời gian xét duyệt lâu hơn trên vài tuần, hãy cân nhắc thời gian để nộp hồ sơ xin visa để phù hợp lịch trình công tác.

- Nếu cần trả lại bản gốc nhất định phải trình nộp thêm 1 bản photo.

- Trừ các giấy tờ đã ghi rõ thời hạn hiệu lực, tất cả giấy tờ trong hồ sơ trình nộp phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày ban hành.

3.2. Trình tự thủ tục nộp hồ sơ đăng ký visa công tác Nhật Bản

a) Bước 1:  Chuẩn bị hồ sơ:

Đây là bước vô cùng quan trọng, quyết định tỷ lệ thành công của hồ sơ visa. Hãy đảm bảo quý khách hàng đã chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ theo yêu cầu của Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản.

Quý khách hàng có thể sử dụng dịch vụ tư vấn từ các chuyên viên của Sài Gòn Đại Tín Law Firm để có thể hoàn thiện về hồ sơ.

b) Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký visa công tác Nhật Bản:

- Hiện tại, công dân Việt Nam hoặc công dân nước ngoài muốn sang Nhật công tác không nộp hồ sơ thị thực và nhận kết quả trực tiếp ở Đại sứ quán hay Tổng Lãnh sự quán. Thay vào đó, quý khách hàng phải nộp qua đại lý ủy thác được chỉ định, theo yêu cầu từ phía Nhật Bản. 

- Sau khi nộp hồ sơ quý khách tiến hành thanh toán phí xin visa Nhật Bản.

- Đại lý ủy thác sẽ nhận hồ sơ đầy đủ và chính xác của bạn theo yêu cầu của Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản.

- Đại lý ủy thác sẽ theo dõi tiến độ xét duyệt hồ sơ của quý khách hàng tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán và cập nhật thông tin cho quý khách hàng.

- Từ 01/6/2024, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng đã bắt đầu cấp tất cả các loại visa, kể cả visa lưu trú ngắn hạn. Chuyển đổi khu vực tiếp nhận hồ sơ sẽ diễn ra trong 01 tháng. Do đó, Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam sẽ tiếp tục tiếp nhận hồ sơ cho đến hết ngày 30/06/2024. Bắt đầu từ ngày 01/07/2024 Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng sẽ tiếp nhận hồ sơ xin visa cho công dân cư trú tại các tỉnh: Quảng Bình, Quảng Trị, Huế, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định, Kon Tum, Gia Lai.

Để tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí quý khách hàng nên ủy quyền cho đại diện của Sài Gòn Đại Tín Law Firm thay mặt quý khách hàng nộp hồ sơ. Chuyên viên của chúng tôi sẽ kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ, hợp lệ và đáp ứng các yêu cầu hay không. Nếu thiếu hoặc sai sót, chúng tôi sẽ hướng dẫn quý khách hàng bổ sung hoặc chỉnh sửa.

c) Bước 3: Chờ xét duyệt kết quả:

- Sau khi nộp hồ sơ quý khách hàng sẽ cần chờ đợi để hồ sơ được xét duyệt.

- Thời gian xét duyệt hồ sơ visa công tác Nhật Bản tùy thuộc từng trường hợp và được quy định ít nhất 06 ngày làm việc.

- Tùy từng trường hợp mà Đại sứ quán Nhật Bản, Tổng lãnh sự quán Nhật

hỏi ý kiến Bộ Ngoại giao Nhật Bản v.v.. Vì vậy, thời gian xét duyệt có thể kéo dài đến vài tuần.

d) Bước 4: Nhận kết quả:

- Sau khi có kết quả visa, đại lý ủy thác sẽ thông báo cho khách hàng qua email hoặc điện thoại.

3.3. Nơi nộp hồ sơ đăng ký visa thăm thân nhân Nhật Bản

Hiện nay, Đại sứ quán Nhật Bản đã ủy quyền cho các Công ty ủy thác do Đại sứ quán chỉ định nhận hồ sơ và thu lệ phí đăng ký visa du lịch Nhật Bản. 

a) Danh sách các Công ty ủy thác visa Nhật Bản tại khu vực phía Bắc:

b) Danh sách các Công ty ủy thác visa Nhật Bản tại khu vực phía Nam:

Lưu ý: Danh sách các Công ty ủy thác visa Nhật Bản có thể thay đổi tùy theo điều kiện thực tế. Sài Gòn Đại Tín Law Firm sẽ thường xuyên cập nhật thông tin để thông báo cho quý khách hàng.

c) Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng:

Quý khách hàng cư trú tại khu vực cá tỉnh: Thành phố Đà Nẵng, Tỉnh Quảng Bình, Tỉnh Quảng Trị, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Tỉnh Quảng Nam, Tỉnh Quảng Ngãi, Tỉnh Bình Định, Tỉnh Kon Tum, Tỉnh Gia Lai nộp hồ sơ tại Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng.

- Địa chỉ: số 18-19 đường 2 Tháng 9, Phường Bình Hiên, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.

- Số điện thoại: 0236 3555 535.

4. Lệ phí đăng ký visa công tác Nhật Bản

- Quý khách hàng có thể tham khảo lệ phí đăng ký visa du lịch Nhật Bản tại website: https://www.hcmcgj.vn.emb-japan.go.jp/itpr_vi/lephi.html.

- Lệ phí đăng ký visa du lịch Nhật Bản (thu bằng VNĐ)  từ ngày 01/4/2024 đến ngày 31/3/2025 được quy định như sau:

Lưu ý:

 - Lệ phí sẽ thay đổi tùy theo từng giai đoạn.

- Nộp hồ sơ đăng ký visa tại các Công ty ủy thác visa Nhật Bản sẽ phát sinh phí dịch vụ.

- Lệ phí visa du lịch chưa bao gồm phí photo, công chứng, thị thực,...

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Mọi thông tin, xin liên hệ  SÀI GÒN ĐẠI TÍN LAW FIRM:

♦ Địa chỉ: Số 169/6D Võ Thị Sáu, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

♦ Điện thoại: 028 39 480 939.

♦ Hotline: 0913 655 471 (Luật sư Hải).

♦ Email: tuvan@saigondaitin.com.