THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

1. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VIỆC THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (KỂ TỪ 01/7/2024)

1.1. Cơ sở pháp lý;

a) Bộ Luật dân sự 2015;

b) Luật Doanh nghiệp 2020;

c) Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp.

d) Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

1.2. Khái niệm người đại diện theo pháp luật và một số lưu ý.

a) Theo quy định tại Điều 12 của Luật Doanh nghiệp thì “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”.

b) Một số lưu ý về quy định Người đại diện theo pháp luật:

-  Một công ty có thể có 1 hoặc nhiều người đại diện;

-  Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật;

-  Công ty có thể thuê người khác làm đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật có thể không phải là người góp vốn trong doanh nghiệp;

Như vậy, nếu công ty chỉ có 1 đại diện theo pháp luật là người nước ngoài thì bắt buộc khi soạn hồ sơ, phải có địa chỉ tại Việt Nam.

1.3.  Điều kiện trở thành người đại diện theo pháp luật;

a) Tóm tắt bằng hình vẽ

b) Diễn giải:

-   Điều kiện để làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:

+  Người đủ 18 tuổi trở lên;

+  Có năng lực hành vi dân sự;

+  Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

-  Những người sau đây không được làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

+  Không thuộc các trường hợp tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, đó là:

+  Cán bộ, công chức, viên chức;

+  Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ  quan, đơn vị thuộc lực lượng quân đội và công an;

+  Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp Nhà nước theo quy định tại khoản 1 Điều 188 Luật Doanh nghiệp 2020;

+  Người chưa thành niên (chưa đủ 18 tuổi), người hạn chế, mất năng lực hành vi dân sự;

+  Người bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, …;

+  Các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.

1.4.  Chức danh của người đại diện pháp luật.

a) Tổng Giám đốc/Giám đốc công ty;

b) Chủ tịch công ty – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

c) Chủ tịch Hội đồng quản trị – đối với công ty cổ phần;

d) Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – Đối với công ty cổ phần;

e) Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

f) Chủ tịch Hội đồng thành viên – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên

g) Hoặc các chức danh khác theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy định pháp luật.

2. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

2.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

Quý khách hàng cung cấp thông tin bao gồm:

a) Mã số thuế công ty;

b) Thông tin của người đại diện mới (CCCD/Hộ chiếu).

2.2. Bước 2: Soạn thảo hồ sơ và hướng dẫn khách hàng ký tên.

a) Đối với công ty TNHH MTV, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm có:

-  Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu số 11 Phụ lục II-2 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;

-  Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh có nội dung thay đổi về thuế;

-  Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi người đại diện;

-  Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện mới;

-  Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.

b) Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm có:

-  Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu số 11 Phụ lục II-2 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;

-  Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh có nội dung thay đổi về thuế;

-  Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện;

-  Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện mới;

-  Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.

c) Đối với công ty cổ phần, hồ sơ thay đổi người người đại diện theo pháp luật gồm có:

-  Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu số 11 Phụ lục II-2 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT;

-  Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh có nội dung thay đổi về thuế;

-  Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện;

-  Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện mới;

-  Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.

d) Đối với doanh nghiệp tư nhân, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm có:

-  Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có chữ ký của người bán, người tặng cho và người mua, người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân đối với trường hợp bán, tặng cho doanh nghiệp tư nhân; chữ ký của người thừa kế đối với trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân chết;

-  Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người mua, người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân, người thừa kế;

-  Hợp đồng mua bán hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc mua bán trong trường hợp bán doanh nghiệp tư nhân; hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho doanh nghiệp tư nhân; bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế trong trường hợp thừa kế.

e) Đối với công ty hợp danh, hồ sơ thay đổi đại diện theo pháp luật gồm có:

-  Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

-  Danh sách thành viên công ty hợp danh quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020, trong đó không bao gồm nội dung kê khai về thành viên góp vốn;

-  Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên hợp danh mới;

2.3. Nộp hồ sơ và đóng phí bố cáo

-  Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.

- Quý Khách hàng sẽ phải scan hồ sơ và gửi lên Cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp http://dangkykinhdoanh.gov.vn;

-  Sau đó, theo dõi và nhận thông báo sửa đổi, bổ sung nếu có từ Phòng Đăng ký kinh doanh. Trường hợp nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ gửi hồ sơ giấy về địa chỉ Phòng Đăng ký kinh doanh nơi thành lập. 

2.4.  Bước 4: Nhận kết quả và bàn giao cho quý khách hàng.

a) Sau thời gian từ 3 – 5 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với nội dung mới nếu hồ sơ hợp lệ;

b) Kết quả về Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2.5.  Bước 5: Quý khách hàng cập nhật lại thông tin khác theo nội dung mới.

a) Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp cần lưu ý việc đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;

b) Trường hợp đại diện pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu thay đổi thì công ty cần làm thủ tục thay đổi nếu có quyết định của cấp trên;

c) Thông báo với bạn hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm, các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;

c) Trường hợp giấy phép con của công ty đứng tên người đại diện cũ và trường hợp họ không còn chịu trách nhiệm nữa thì tiến hành thay đổi người đứng tên.

2.6.  Bước 6: Lưu ý khi nộp hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật.

a) Khi doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật nếu trên đăng ký doanh nghiệp chưa có thông tin số điện thoại hoặc chưa cập nhật thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc chưa phân mã ngành theo hệ thống mã ngành kinh tế quốc dân doanh nghiệp cần thực hiện, bổ sung cùng với thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật;

b) Người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong các cá nhân sau đây:

-  Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với loại hình công ty tương ứng;

-  Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu.

3. MỘT SỐ LƯU Ý KHI NHẦM LẪN GIÁM ĐỐC – NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT.

3.1.  Không phải đại diện theo pháp luật luôn là Giám đốc.

a) Doanh nghiệp có thể chọn người đại diện theo pháp luật một trong các chức danh sau

-  Tổng giám đốc/Giám đốc;

-  Chủ tịch hội đồng thành viên;

-  Chủ tịch hội đồng quản trị; 

-  Hoặc 1 chức danh khác. 

b) Do đó, trong doanh nghiệp không phải lúc nào đại diện theo pháp luật cũng là Giám đốc.  

3.2.  Công ty có thể có nhiều đại diện theo pháp luật.

Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp có thể có nhiều người làm đại diện theo pháp luật. 

a) Chỉ có thay đổi người đại diện theo pháp luật mới cấn thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

b. Khi cần thay đổi người đại diện theo pháp luật chúng ta mới cần đăng ký thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

c) Nếu thay đổi giám đốc thì chỉ cần bổ nhiệm giám đốc mới, nếu thay đổi chủ tịch hội đồng thành viên hay chủ tịch hội đồng quản trị thì có thể bầu lại người mới.

3.3. Chức danh Giám đốc/Tổng Giám đốc chỉ có một người.

a) Người đứng đầu có quyền và nghĩa vụ điều hành mọi hoạt động của công ty là giám đốc (có công ty dùng chức danh tổng giám đốc);

b) Chức danh Giám đốc chỉ có một người đảm nhiệm. Nếu công ty dùng chức danh tổng giám đốc cho người này thì có thể dùng chức danh “giám đốc” cho các trưởng bộ phận và từ giám đốc luôn đi kèm với bộ phận mà người đó phụ trách.  

3.4. Những hạn chế của người đại diện theo pháp luật.

a) Rất nhiều người nhầm lẫn rằng người đại diện theo pháp luật có toàn quyền quyết định và chỉ có họ mới có quyền ký hợp đồng;

b) Thực ra, người có quyền cao nhất quyết định mọi hoạt động trong doanh nghiệp là chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên (được hội đồng thành viên uỷ quyền quyết định), chủ tịch hội đồng quản trị (được hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông uỷ quyền);

c) Theo khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”. Luật Doanh nghiệp 2020 không mặc nhiên trao quyền cho người đại diện theo pháp luật ký kết các hợp đồng (xác lập giao dịch) trừ hợp đồng lao động (Quy định tại Bộ luật Lao động). Tuy nhiên, phần lớn người đại diện theo pháp luật đồng thời là Tổng giám đốc/Giám đốc. Do đó, họ ký ký kết các hợp đồng với tư cách là giám đốc, quyền này được trao trong quyết định bổ nhiệm giám đốc;

d) Sau khi hiểu rõ vai trò, quyền và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của công ty, doanh nghiệp muốn thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể tự thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc nhờ VPLS Sài Gòn Đại Tín hỗ trợ.

4. TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT.

Theo quy định tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 thì người đại diện có trách nhiệm sau đây:

4.1. Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

4.2. Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.

4.3. Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp.

4.4. Người đại diện của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định theo những nội dung trên.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Mọi thông tin, xin liên hệ SÀI GÒN ĐẠI TÍN LAW FIRM:

♦ Địa chỉ: Số 169/6D Võ Thị Sáu, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

♦ Điện thoại: 028 39 480 939.

♦ Hotline: 0913 655 471 (Luật sư Hải).

♦ Email: tuvan@saigondaitin.com.