THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CÔNG TY

1. NHỮNG LƯU Ý KHI THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CÔNG TY

1.1.  Cơ sở pháp lý:

Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì: Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

1.2. Các lưu ý trọng tâm khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty như sau:

a) Địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp;

b) Địa chỉ phải có đầy đủ số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn và 3 cấp hành chính (cấp xã, huyện và tỉnh);

c) Trường hợp không có số nhà thì Doanh nghiệp nên xin giấy xác nhận khu vực của trụ sở chưa được cấp số nhà do cơ quan có thẩm quyền của địa phương xác nhận;

d) Không lấy địa chỉ không có thật (địa chỉ gọi là địa chỉ “ma”) để làm địa chỉ trụ sở. Vì có thể sẽ bị khóa mã số thuế;

e) Được lấy địa chỉ của văn phòng chia sẻ (văn phòng ảo) để làm trụ sở sở công ty, nhưng phải có Hợp đồng thuê;

f) Không lấy chung cư, căn hộ tập thể làm địa chỉ. Bởi vì, theo quy định của Luật Nhà ở năm 2014 thì chung cư không được dùng vào mục đích nào khác ngoài để ở;

g) Được lấy địa chỉ của căn hộ vừa kinh doanh và ở (officetel). Tuy nhiên, cần có văn bản xác nhận của Chủ Đầu tư.

1.3. Kết luận:

Mặc dù, khi nộp hồ sơ thành lập công ty hoặc đăng ký thay đổi trụ sở, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ không yêu cầu giấy tờ chứng minh, tuy nhiên, doanh nghiệp nên có hợp đồng thuê (đối với trường hợp thuê) hoặc các giấy tờ pháp lý khác liên quan đến trụ sở lưu tại công ty.

2. THỦ TỤC THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CÔNG TY (ÁP DỤNG KỂ TỪ NGÀY 01/07/2024)

2.1. Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.

a) Bước 1: Sài Gòn Đại Tín Law Firm sẽ tư vấn các quy định có liên quan.

Dựa trên nội dung thông tin do quý Khách hàng cung cấp, Sài Gòn Đại Tín Law Firm sẽ tiến hành tư vấn cho quý Khách hàng các quy định của pháp luật về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

b) Bước 2: Soạn thảo hồ sơ và hướng dẫn quý khách hàng ký tên.

Thành phần hồ sơ của Bước 2 này gồm có:

-  Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

-  Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thay đổi trụ sở;

-  Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh về việc thay đổi trụ sở;

-  Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi trụ sở;

-  Giấy ủy quyền cho Sài Gòn Đại Tín Law Firm nộp hồ sơ.

c) Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Sài Gòn Đại Tín Law Firm thay mặt khách hàng nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh.

d) Bước 4: Nhận kết quả.

Sau thời gian từ 3-5 ngày làm việc, quý khách sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới.

e) Bước 5: Làm bảng hiệu và treo tại công ty.

-  Trụ sở công ty bắt buộc phải treo bảng hiệu, bảng hiệu công ty bao gồm các thông tin sau:

+  Tên Công ty;

+   Mã số thuế;

+   Địa chỉ;

+  Logo, diện tích logo không quá 20% diện tích biển hiệu, không được thể hiện thông tin, hình ảnh quảng cáo cho bất cứ loại hàng hóa, dịch vụ nào.

-  Vấn đề xử phạt về việc không treo bảng hiệu: Theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư: Việc không treo bảng hiệu tại trụ sở sẽ bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

2.2.  Trường hợp thay đổi trụ sở công ty làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.

a) Bước 1: Chốt hồ sơ tại cơ quan quản lý thuế; 

-  Hồ sơ chốt tại cơ quan quản lý thuế gồm có:

+  Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;

+  Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép thành lập và hoạt động…;

+  Bản sao giấy tờ cá nhân của đại diện pháp luật;

+  Kế toán công ty nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; hoặc cam kết không sử dụng hóa đơn bằng thiết bị chữ ký số.

-  Lưu ý: Nếu không sử dụng hóa đơn cũ thì nộp hồ sơ hủy hóa đơn, không cần làm quyết toán.

b) Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và soạn hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty gồm có:

-  Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

-  Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thay đổi trụ sở;

-  Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh về việc thay đổi trụ sở;

-  Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi trụ sở;

-  Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu đại diện theo pháp luật không nộp được.

c) Bước 3: Nhận kết quả;

Sau thời gian từ 3 - 5 ngày làm việc, quý khách hàng sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới.

d) Bước 4: Làm bảng hiệu và treo tại công ty;

-  Trụ sở công ty bắt buộc phải treo bảng hiệu, bảng hiệu công ty bao gồm các thông tin sau:

+  Tên Công ty;

+  Mã số thuế;

+  Địa chỉ;

+  Logo, diện tích logo không quá 20% diện tích biển hiệu, không được thể hiện thông tin, hình ảnh quảng cáo cho bất cứ loại hàng hóa, dịch vụ nào.

-  Vấn đề xử phạt về việc không treo bảng hiệu: Theo quy định tại điểm c khoản 2 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư: Việc không treo bảng hiệu tại trụ sở sẽ bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

e) Bước 5: Làm con dấu mới.

- Con dấu doanh nghiệp thông thường sẽ hiển thị nội dung thông tin về địa chỉ trụ sở chính, do đó khi thay đổi địa chỉ khác tỉnh hoặc thành phố, doanh nghiệp cần phải tiến hành khắc con dấu mới;

-  Cần thông báo mẫu dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh cũng như với cơ quan thuế.

f) Bước 6: Làm thủ tục báo giảm BHXH khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh.

-  Thực hiện các nghĩa vụ (chốt sổ, nộp đủ tiền) với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi trước đây công ty đặt trụ sở;

-  Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp tại cơ quan bảo hiểm xã hội quận, huyện;

-  Đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử. Trường hợp thực hiện giao dịch điện tử: Đơn vị lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.

-  Kết quả của việc thay đổi địa chỉ công ty là thông báo chấp nhận của cơ quan bảo hiểm xã hội.

g) Bước 7: Thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin hóa đơn và đăng ký tiếp tục sử dụng hóa đơn GTGT.

-  Nếu doanh nghiệp đã thay đổi trụ sở công ty hoặc thay đổi địa điểm kinh doanh của công ty thì đương nhiên thông tin địa chỉ trên hóa đơn điện tử cũng phải thay đổi theo.

-  Nếu thủ tục chuyển địa chỉ công ty trong cùng quận/huyện thì chỉ cần liên hệ cán bộ quản lý thuế để làm thủ tục xác nhận việc thay đổi để được sử dụng hóa đơn điện tử với địa chỉ mới của doanh nghiệp;

-  Nếu việc thay đổi trụ sở công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương thì doanh nghiệp cần thực hiệc thủ tục chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới.

3. THAY ĐỔI TRỤ SỞ ĐỐI VỚI CÔNG TY CÓ VỐN ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI.

3.1. Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (điều chỉnh giấy ERC);

a) Công ty nộp một bộ hồ sơ như thủ tục ở trên lên cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở;

b) Thời gian xử lý: 03 – 06 ngày làm việc, kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ.

3.2.  Điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (điều chỉnh giấy IRC).

a) Hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư vì thay đổi trụ sở công ty bao gồm:

-  Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư;

-  Báo cáo tình hình thực hiện dự án đầu tư;

-  Đề xuất thực hiện dự án;

-  Quyết định của Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;

-  Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

-  Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đã được cấp;

-  Giấy ủy quyền.

b) Lưu ý:

-  Công ty phải nộp đầy đủ các báo cáo trực tuyến, báo cáo giám sát trước khi điều chỉnh IRC;

-  Có Hợp đồng thuê văn phòng và các giấy tờ có liên quan.

c) Kết quả về Giấy chứng nhận đầu tư (minh họa)

4. MẪU VĂN BẢN THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY.

Khi tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty quý khách hàng cần lưu ý các mẫu văn bản ở các văn bản quy phạm pháp luật sau đây:

a) Mẫu 08-MST thông báo thay đổi thông tin thuế quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC sử dụng để bắt đầu thủ tục chốt thuế;

b) Mẫu 09-MST thông báo chuyển địa điểm theo quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC là kết quả công ty nhận được sau khi chốt thuế;

c) Mẫu II-1 Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Phụ lục II-1 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT sử dụng khi thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh;

d) Mẫu A.I.11.h Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư tại Thông tư 03/2021/TT-BKHĐT sử dụng khi thay đổi địa điểm triển khai dự án đầu tư. (Trường hợp doanh nghiệp có vốn nước ngoài).

5. CÁC TRƯỜNG HỢP KHÔNG THÔNG BÁO THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CÔNG TY.

a) Việc công ty không tiến thành các thủ tục pháp lý để thay đổi địa chỉ trụ sở chính thì công ty sẽ bị các biện pháp chế tài sau đây:

b) Theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP việc chậm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ bị phạt cảnh cáo và phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng;

c) Ngoài ra, cơ quan thuế có quyền kiểm tra trụ sở doanh nghiệp, nếu công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký trước đó hoặc chưa thông báo thay đổi thì có thể sẽ bị cơ quan thuế mời lên làm việc và nặng nhất là khóa mã số thuế.

6. CÁC CÔNG VIỆC PHẢI THỰC HIỆN SAU KHI THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH CÔNG TY.

Các công việc sau đây công ty phải thực hiện sau khi đã hoàn thành xong thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty, đó là: 

a) Thông báo cho khách hàng và các bên liên quan đến việc thay đổi địa chỉ;

b) Cập nhật lại thông tin tài khoản ngân hàng;

c) Ký lại phụ lục hợp đồng với khách hàng, hợp đồng lao động…;

d) Cập nhật lại Điều lệ công ty.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Mọi thông tin, xin liên hệ SÀI GÒN ĐẠI TÍN LAW FIRM:

♦ Địa chỉ: Số 169/6D Võ Thị Sáu, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

♦ Điện thoại: 028 39 480 939.

♦ Hotline: 0913 655 471 (Luật sư Hải).

♦ Email: tuvan@saigondaitin.com.