VAI TRÒ CỦA THỪA HÀNH VIÊN TRONG THU THẬP CHỨNG CỨ TRƯỚC TỐ TỤNG

Chú thích: Thừa hành viên là tên gọi mới của chức danh Thừa phát lại kể từ ngày 1/7/2026. 

Trong thực tiễn giải quyết tranh chấp dân sự hiện nay, nhiều vụ việc thất bại không phải vì người dân không có quyền, mà vì không còn chứng cứ để chứng minh quyền đó khi vụ án được đưa ra Tòa án. Thực tế này khiến giai đoạn trước tố tụng trở thành thời điểm mang tính quyết định đối với kết quả của cả quá trình xét xử. Sự xuất hiện của Thừa hành viên đang đóng vai trò ngày càng quan trọng trong hoạt động thu thập chứng cứ dân sự, bảo toàn chứng cứ và hỗ trợ luật sư bảo vệ quyền lợi hợp pháp ngay từ khi tranh chấp chưa phát sinh tại Tòa án.

Bài viết phân tích vai trò của Thừa hành viên trong chứng cứ tiền tố tụng dưới góc độ pháp luật hiện hành và thực tiễn áp dụng.

1. Chứng cứ tiền tố tụng – thời điểm vàng quyết định thắng thua

Theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, đương sự có nghĩa vụ chứng minh cho yêu cầu của mình bằng chứng cứ hợp pháp. Tuy nhiên, pháp luật không giới hạn việc thu thập chứng cứ chỉ diễn ra sau khi khởi kiện mà cho phép các bên chủ động thu thập chứng cứ trước tố tụng.

Trong thực tế, chứng cứ dân sự thường mang tính dễ thay đổi hoặc dễ bị xóa bỏ, ví dụ: nội dung bài đăng xúc phạm trên mạng xã hội bị xóa, hiện trạng nhà đất bị thay đổi, việc giao nhận tiền chỉ diễn ra trong thời gian ngắn, hành vi vi phạm hợp đồng diễn ra tức thời…Nếu không được ghi nhận kịp thời, những tình tiết này gần như không thể chứng minh khi tranh chấp xảy ra. Đây chính là khoảng trống pháp lý mà hoạt động của Thừa hành viên phát huy vai trò đặc biệt.

2. Cơ sở pháp lý cho hoạt động thu thập chứng cứ của Thừa hành viên

Điều 3 Nghị định 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của thừa phát lại cho phép Thừa hành viên thực hiện nhiều hoạt động hỗ trợ chứng minh trong quan hệ dân sự, bao gồm:

• Lập vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi xảy ra trên thực tế;
• Tống đạt văn bản;
• Xác minh điều kiện thi hành án hoặc tình trạng tài sản theo yêu cầu hợp pháp.

Theo quy định về vi bằng theo khoản 3 Điều 2 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa hành viên trực tiếp chứng kiến và lập theo trình tự luật định. Vi bằng không thay thế văn bản công chứng hay quyết định của cơ quan nhà nước, nhưng có giá trị là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ án.

Điểm quan trọng nằm ở chỗ Thừa hành viên là chủ thể trung lập, hoạt động theo quy trình pháp lý chặt chẽ, vì vậy việc ghi nhận sự kiện có độ tin cậy cao hơn so với chứng cứ do cá nhân tự thu thập.

3. Vai trò thứ nhất: Thu thập chứng cứ dân sự một cách hợp pháp và khách quan

Trong tranh chấp dân sự, chứng cứ thường bị tranh cãi về tính xác thực. Một bức ảnh chụp màn hình hoặc video do cá nhân tự quay có thể bị bên còn lại cho rằng đã chỉnh sửa. Thừa hành viên giúp giải quyết vấn đề này bằng cách trực tiếp chứng kiến sự kiện, mô tả khách kiện, ghi nhận thời gian, địa điểm, diễn biến, lập vi bằng theo trình tự pháp luật.

Ví dụ:

Một cá nhân bị đối tác đăng bài nói xấu trên mạng xã hội gây ảnh hưởng uy tín kinh doanh. Nếu chỉ chụp ảnh màn hình, bài đăng có thể bị xóa và phía vi phạm phủ nhận nội dung. Khi Thừa hành viên lập vi bằng ghi nhận bài đăng tại thời điểm tồn tại, nội dung này trở thành chứng cứ có giá trị chứng minh cao trước Tòa án. Nhờ đó, quyền yêu cầu bồi thường danh dự, uy tín được bảo vệ hiệu quả hơn.

4. Vai trò thứ hai: Bảo toàn chứng cứ trước nguy cơ bị thay đổi hoặc tiêu hủy

Một đặc điểm của chứng cứ dân sự là tính mong manh theo thời gian. Nhiều chứng cứ chỉ tồn tại trong một khoảnh khắc. Thừa hành viên giúp “đóng băng” sự kiện pháp lý thông qua việc ghi nhận hiện trạng thực tế.

Các trường hợp phổ biến

• Ghi nhận hiện trạng công trình xây dựng gây lún nứt nhà bên cạnh;
• Ghi nhận việc chậm bàn giao căn hộ;
• Ghi nhận tình trạng tài sản trước khi xảy ra tranh chấp;
• Ghi nhận hành vi vi phạm nghĩa vụ hợp đồng.

Ví dụ: 

Một chủ nhà phát hiện công trình kế bên thi công làm nứt tường. Nếu chờ đến khi kiện ra Tòa, hiện trạng đã được sửa chữa thì việc chứng minh thiệt hại gần như bất khả thi. Vi bằng do Thừa hành viên lập ngay thời điểm xảy ra sự việc giúp bảo toàn chứng cứ, tạo cơ sở xác định trách nhiệm bồi thường.

5. Vai trò thứ ba: Hỗ trợ luật sư xây dựng chiến lược bảo vệ quyền lợi hợp pháp

Trong hoạt động hành nghề luật sư, việc đánh giá chứng cứ trước khi khởi kiện có ý nghĩa chiến lược. Thừa hành viên trở thành “cánh tay nối dài” giúp luật sư có thể dễ dàng kiểm chứng thông tin khách hàng cung cấp, thu thập chứng cứ khách quan, đánh giá khả năng thắng kiện, chuẩn bị hồ sơ khởi kiện chặt chẽ.

Thực tiễn cho thấy, những vụ án có chứng cứ được chuẩn bị từ giai đoạn tiền tố tụng thường:

• Rút ngắn thời gian giải quyết;
• Hạn chế tranh chấp về chứng cứ;
• Tăng khả năng hòa giải thành công.

Nói cách khác, Thừa hành viên không thay thế luật sư nhưng đóng vai trò hỗ trợ quan trọng trong quá trình bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

6. Ý nghĩa của Thừa hành viên trong xu hướng tố tụng hiện đại

Hệ thống tư pháp hiện đại đang chuyển từ mô hình giải quyết tranh chấp khi đã xảy ra sang phòng ngừa tranh chấp bằng chứng cứ. Vai trò của Thừa hành viên phản ánh xu hướng này:

• Giúp người dân chủ động bảo vệ quyền lợi;
• Giảm gánh nặng xác minh cho Tòa án;
• Nâng cao tính minh bạch của chứng cứ;
• Thúc đẩy văn hóa tuân thủ pháp luật trong giao dịch dân sự.

Trong bối cảnh giao dịch ngày càng diễn ra trên môi trường số từ mạng xã hội, thương mại điện tử đến giao dịch trực tuyến nhu cầu ghi nhận chứng cứ kịp thời ngày càng tăng mạnh.

Kết luận

Thu thập chứng cứ trước tố tụng không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố mang tính quyết định trong nhiều tranh chấp dân sự hiện nay. Với vị trí là chủ thể độc lập, hoạt động theo trình tự pháp luật, Thừa hành viên giữ vai trò quan trọng trong việc thu thập chứng cứ dân sự hợp pháp, bảo toàn chứng cứ kịp thời trước nguy cơ bị thay đổi hoặc tiêu hủy, đồng thời hỗ trợ luật sư xây dựng phương án bảo vệ hiệu quả quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng. Có thể nói, sự tham gia của Thừa hành viên giúp chuyển trọng tâm từ chứng minh sau khi tranh chấp xảy ra sang chuẩn bị chứng cứ ngay từ đầu, qua đó nâng cao khả năng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức trong đời sống pháp lý hiện đại.