TOP 5 SAI LẦM PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP HAY GẶP KHI BAN HÀNH QUY CHẾ KPI, ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ

Việc xây dựng quy chế KPI và đánh giá nhân sự là một phần quan trọng trong quản lý nhân lực của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít công ty mắc phải những sai lầm pháp lý nghiêm trọng khi ban hành các quy chế này, dẫn đến tranh chấp và thiệt hại. Bài viết này sẽ chỉ ra 5 sai lầm thường gặp và cách thức tránh để doanh nghiệp có thể đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tối ưu hóa hiệu quả quản trị nhân sự.

1. Không xây dựng quy chế KPI dựa trên các nguyên tắc pháp lý

Một trong những sai lầm phổ biến là doanh nghiệp xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất (KPI) mà không dựa trên các nguyên tắc pháp lý nền tảng. Theo Điều 7 Bộ luật Lao động 2019, quan hệ lao động phải đảm bảo nguyên tắc bình đẳng, thiện chí, hợp tác và tôn trọng quyền, lợi ích hợp pháp của các bên. Nếu KPI được áp đặt một chiều, thiếu tính minh bạch và không có cơ sở hợp lý, có thể dẫn đến khiếu nại hoặc bị xem là vi phạm nguyên tắc đối xử công bằng trong quan hệ lao động.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp dùng KPI như một công cụ để chấm dứt hợp đồng mà không chứng minh được sự công bằng và khách quan trong quy chế đánh giá, nguy cơ bị xử phạt hành chính hoặc bị tuyên hợp đồng vô hiệu là rất cao.

2. Thiếu minh bạch và công bằng trong quy định KPI

KPI mơ hồ, tiêu chí đánh giá không rõ ràng hoặc mang tính chủ quan là nguyên nhân dẫn đến tranh chấp lao động. Bộ luật Lao động 2019 khuyến khích doanh nghiệp xây dựng quy trình đánh giá minh bạch, phản ánh đúng năng lực và kết quả công việc, tránh tình trạng lạm quyền hoặc thiên vị trong quá trình đánh giá.

Trường hợp KPI không phản ánh đúng thỏa thuận lao động hoặc được áp dụng tùy tiện giữa các bộ phận hoặc cá nhân, doanh nghiệp có thể bị người lao động khiếu kiện vì bị đối xử không công bằng theo Điều 8 về các hành vi bị nghiêm cấm, trong đó có hành vi phân biệt đối xử.

3. Bỏ qua quy trình tham vấn và tham gia của người lao động

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, khi xây dựng hoặc sửa đổi nội quy lao động (trong đó có thể bao gồm nội dung về đánh giá hiệu suất nếu có ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động), doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc áp dụng quy chế đánh giá mà không có sự tham vấn sẽ vi phạm quy trình pháp lý và dễ bị khiếu nại do thiếu đồng thuận nội bộ.

Nghị định 145/2020/NĐ-CP cũng yêu cầu trong nhiều trường hợp, nội dung liên quan đến quyền và nghĩa vụ người lao động cần được trao đổi thông qua đối thoại tại nơi làm việc. Việc bỏ qua bước tham vấn không chỉ làm suy giảm tính hợp pháp của quy chế, mà còn ảnh hưởng đến sự tin tưởng và hợp tác giữa người lao động với doanh nghiệp.

4. Không đảm bảo quy chế KPI được ghi rõ trong hợp đồng lao động

Theo khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải thể hiện rõ công việc, địa điểm, mức lương, và các điều kiện làm việc. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp áp dụng KPI như một phần của tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc, nhưng lại không ghi nhận nội dung này trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.

Việc không ghi rõ KPI có thể dẫn đến tranh chấp khi áp dụng các biện pháp xử lý (như không tăng lương, không thưởng, hay chấm dứt hợp đồng). Người lao động có quyền yêu cầu tuyên bố hành vi của doanh nghiệp là không có cơ sở pháp lý nếu họ không được thông tin đầy đủ từ đầu.

5. Không cập nhật quy chế KPI theo các quy định pháp luật mới

Nhiều doanh nghiệp sử dụng các quy chế KPI cố định trong thời gian dài mà không rà soát, cập nhật theo thay đổi của pháp luật lao động hoặc tình hình nội bộ. Điều này có thể dẫn đến việc một số nội dung trong quy chế bị coi là không còn hiệu lực hoặc trái luật.

Ví dụ, Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định rõ mức xử phạt nếu doanh nghiệp vi phạm quy định về hợp đồng, tiền lương, hoặc đánh giá công việc. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp sử dụng KPI như một căn cứ để xử lý kỷ luật nhưng không đúng trình tự quy định trong Điều 122 và Điều 70 của Bộ luật Lao động và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, sẽ bị coi là xử lý kỷ luật trái pháp luật.

6. Kết luận

Việc xây dựng và áp dụng quy chế KPI cần được thực hiện đúng quy định pháp luật để tránh tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả doanh nghiệp lẫn người lao động. Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát, cập nhật quy chế và đảm bảo quy trình ban hành minh bạch, có sự tham gia của người lao động nhằm tăng tính hợp pháp và hiệu quả quản trị nhân sự.