ĐĂNG KÝ LAO ĐỘNG TỪ NĂM 2026: NHỮNG QUY ĐỊNH NGƯỜI LAO ĐỘNG CẦN BIẾT

Từ năm 2026, thủ tục đăng ký lao động sẽ trở thành một nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với hàng triệu người lao động Việt Nam, đánh dấu bước chuyển mình quan trọng trong công tác quản lý thị trường lao động. Nghị định 318/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, là văn bản hướng dẫn đầu tiên cho Luật Việc làm 2025 và sẽ tác động trực tiếp đến hầu hết người lao động, từ nhân viên văn phòng đến lao động tự do.

1. Ai phải thực hiện đăng ký lao động?

Nghị định quy định ba nhóm đối tượng chính có nghĩa vụ đăng ký lao động. Trách nhiệm khai báo thông tin thuộc về người lao động và họ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin đã cung cấp.

• Người lao động tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc: Đây là nhóm lớn nhất, bao gồm hầu hết người lao động làm việc theo hợp đồng tại các doanh nghiệp, tổ chức.

Ví dụ: Nhân viên A ký hợp đồng lao động dài hạn với một công ty cổ phần, đóng BHXH đầy đủ.

• Người lao động đang có việc làm nhưng không thuộc diện BHXH bắt buộc: Nhóm này thường là lao động tự do, lao động hợp đồng ngắn hạn dưới 3 tháng, hoặc người làm các công việc bán thời gian.

Ví dụ: Chị B là nhân viên phục vụ bán thời gian tại một quán cà phê, không có hợp đồng lao động đủ điều kiện tham gia BHXH bắt buộc.

• Người thất nghiệp: Là người đang không có việc làm, tích cực tìm kiếm và sẵn sàng làm việc.

Lưu ý quan trọng: Cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang nhân dân không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định này.

2. Những thông tin gì cần khai báo?

Theo Điều 4 Nghị định 318/2025/NĐ-CP, thông tin đăng ký được mở rộng và chi tiết hơn trước đây, bao gồm 5 nhóm chính nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu toàn diện về lực lượng lao động:

Ví dụ: Anh C, một kỹ sư xây dựng đang tìm việc mới, khi đăng ký cần cung cấp: 1) Thông tin cá nhân trên CCCD; 2) Bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành Xây dựng; 3) Trạng thái “thất nghiệp” và nhu cầu tìm việc làm Kỹ sư giám sát tại TP.HCM; 4) Mã số BHXH và lịch sử đóng; 5) Thông tin đã hoàn thành nghĩa vụ quân sự.

3. Lộ trình áp dụng theo từng nhóm đối tượng

Nghị định có hiệu lực chung từ 01/01/2026, nhưng thời điểm bắt đầu thực hiện thủ tục đăng ký được chia theo lộ trình rõ ràng cho từng nhóm, tạo điều kiện để hệ thống và người lao động chuẩn bị.

• Từ 01/07/2026: Áp dụng cho người lao động tham gia BHXH bắt buộc. Việc đăng ký sẽ được tích hợp và đồng bộ ngay trong hồ sơ tham gia BHXH do người sử dụng lao động thực hiện.
• Từ 01/01/2027: Áp dụng cho người lao động có việc làm không thuộc diện BHXH bắt buộc và người thất nghiệp. Nhóm này sẽ chủ động đăng ký trực tuyến.

4. Trách nhiệm và thủ tục thực hiện

Nghị định phân định rõ trách nhiệm giữa người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời đơn giản hóa thủ tục thông qua hai hình thức chính.

a) Đối với người lao động tham gia BHXH bắt buộc:

• Trách nhiệm: Người lao động cung cấp thông tin chính xác cho người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thu thập, kê khai và nộp hồ sơ khi đăng ký BHXH cho người lao động.
• Thủ tục: Được thực hiện thông qua người sử dụng lao động. Thông tin đăng ký lao động sẽ được bổ sung ngay vào Tờ khai đăng ký tham gia BHXH. Sau khi cơ quan BHXH tiếp nhận, dữ liệu sẽ tự động đồng bộ vào cơ sở dữ liệu quốc gia về lao động.

b) Đối với người lao động còn lại và người thất nghiệp:

• Trách nhiệm: Người lao động tự thực hiện kê khai và chịu trách nhiệm về thông tin.
• Thủ tục: Đăng ký hoàn toàn trực tuyến thông qua một trong hai cổng:
  1. Sàn giao dịch việc làm quốc gia: https://www.vieclam.gov.vn.
  2. Ứng dụng định danh điện tử VNeID. (Hệ thống sẽ phản hồi kết quả ngay sau khi hoàn tất kê khai).

Lưu ý về cập nhật thông tin: Người lao động có trách nhiệm điều chỉnh thông tin khi có thay đổi, chẳng hạn như thay đổi chỗ ở, nâng cao trình độ, hoặc thay đổi tình trạng việc làm (ví dụ: từ “đang làm việc” sang “thất nghiệp”). Điều này đảm bảo hồ sơ luôn chính xác, tạo điều kiện thuận lợi khi cần hỗ trợ từ chính sách việc làm, đào tạo nghề hoặc hưởng các chế độ an sinh xã hội. 

Kết luận 

Việc triển khai đăng ký lao động là bước đi cần thiết để xây dựng thị trường lao động minh bạch, hiện đại và hiệu quả. Người lao động cần chủ động tìm hiểu và tuân thủ đúng quy định để bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình, đồng thời góp phần vào công cuộc chuyển đổi số trong quản lý nhân lực quốc gia.